Как организовать IP-телефонию для бизнеса: шаги, схемы

IP-телефония — это мощное решение, которое помогает бизнесу не только сэкономить на связи, но и улучшить качество общения с клиентами. В отличие от традиционных телефонных сетей, IP-телефония использует интернет для передачи голосовых данных, что позволяет добиться гибкости, масштабируемости и экономичности. В этой статье мы расскажем, как организовать IP-телефонию в вашем офисе, какие шаги следует предпринять, чтобы система работала на благо вашего бизнеса.

Как работает IP-телефония: примеры схем

IP-телефония (VoIP) работает через интернет, преобразуя голос в цифровые пакеты данных, которые передаются по сети. В отличие от традиционных телефонных линий, IP-телефония позволяет записывать звонки, организовывать видеоконференцию, объединяться с CRM и автоматизировать процесс продаж и обслуживания. Рассмотрим несколько популярных схем внедрения IP-телефонии, которые помогут вам лучше понять, как эта технология может работать в вашем бизнесе.

Облачная IP-телефония

Облачная IP-телефония становится всё более популярной среди малых и средних компаний благодаря своей гибкости и минимальным затратам на инфраструктуру. Все звонки обрабатываются через облачные серверы провайдера, что позволяет быстро и безболезненно подключить телефонию.

Схема облачной IP-телефонии

Кому подойдет виртуальная IP-телефония?

1. Малому и среднему бизнесу.
Для небольших компаний, где отсутствует необходимость в сложной инфраструктуре, облачная IP-телефония — это отличный выбор. Это решение не требует покупки и обслуживания оборудования. Все звонки обрабатываются через серверы провайдера, что снижает затраты на поддержание системы и делает её доступной для бизнеса с ограниченным бюджетом.

2. Компании с распределенной командой или удалёнными сотрудниками.
Если у вас есть филиалы в разных городах или странах, или сотрудники работают удалённо, облачная IP-телефония позволяет легко поддерживать связь, не завися от физического местоположения. Это особенно актуально для компаний, ориентированных на гибкую или удалённую работу, стартапов и сервисных компаний.

3. Быстрорастущим компаниям.
Если ваш бизнес активно растёт и вам требуется масштабируемое решение, облачная телефония подойдёт идеально. Её можно легко расширить под нужды бизнеса без необходимости физической модернизации серверов и закупки нового оборудования.

Офисная IP-телефония

Для крупных компаний с высокими требованиями к безопасности офисная телефония является оптимальным вариантом. Здесь серверы и оборудование располагаются в офисе, что даёт возможность контролировать все звонки и процессы. Это помогает крупным бизнесам легко организовать IP-телефонию, интегрировать её с внутренними процессами компании и масштабировать сеть в будущем.

Схема офисной IP-телефонии

Кому подойдет офисная IP-телефония?

1. Крупным компаниям с высокой степенью безопасности.
Если ваша компания имеет строгие требования к безопасности данных и конфиденциальности, офисная IP-телефония станет лучшим вариантом. В этом случае серверы и оборудование находятся внутри компании, что позволяет полностью контролировать и защищать внутреннюю сеть. Офисная телефония обеспечивает стабильность и защищённость, что особенно важно для финансовых учреждений, государственных организаций и предприятий, работающих с конфиденциальной информацией.

2. Компаниям с собственной IT-инфраструктурой.
Если у вас уже есть техническая поддержка и собственная IT-инфраструктура, офисная IP-телефония может быть выгодным решением. Ваши IT-специалисты смогут управлять и настраивать систему внутри компании, не зависимо от сторонних провайдеров.

3. Бизнесам с большим количеством внутренних вызовов.
Крупные предприятия, где важны внутренние коммуникации между филиалами или отделами, могут выбрать офисную телефонию для упрощения связи внутри организации без потерь на внешние каналы.

Схема геораспределенной IP-телефонии

С чего начать внедрение?

Перед тем как развернуть IP-телефонию в офисе, нужно определиться с задачами, которые должна решить система, и с тем, как она будет использоваться. Это поможет вам понять, как настроить телефонию и обеспечить её эффективную работу. Мы расскажем, как шаг за шагом внедрить IP-телефонию в вашей компании.

Разработайте техническое задание

Первый шаг к внедрению IP-телефонии — это разработка технического задания (ТЗ), которое будет отражать все потребности вашей компании. В ТЗ важно определить, как работает телефония в вашем случае: сколько сотрудников планируется подключить, какие задачи система должна решать.

Вопросы, которые помогут сформировать ТЗ:

• Сколько сотрудников будет использовать IP-телефонию?
• Какие типы звонков будут обрабатываться (входящие, исходящие, конференц-связь)?
• Нужна ли интеграция с CRM-системами или другими платформами?
• Какие дополнительные функции требуются: запись звонков, видеосвязь, IVR?
• Нужно ли подключать удаленные офисы?
• Как будут храниться данные о звонках?
• Сколько звонков в месяц ожидается?
• Бизнес сезонный? Нужно ли расширение сети на пике сезона?

Техническое задание — это ключевой этап внедрения, который позволяет изначально задать правильный вектор развития системы. В идеале заранее сформировать требования, чтобы вашему подрядчику было проще понять, какой результат вы от него ждете. Мы работаем как с готовыми заданиями от клиентов, так и составляем их совместно, подбирая лучшие решения под каждый бизнес отдельно. 

Выберите провайдера сети

Поскольку IP-телефония работает через интернет, важно выбрать надёжного провайдера, который обеспечит качественную связь без задержек. При выборе оценивайте пропускную способность и надёжность соединения, особенно, если хранение данных в вашей сфере регулируется законом. Это критически важно для того, чтобы подключить IP-телефонию без последствий.

Что учитывать при выборе провайдера:

• Пропускная способность сети: Чтобы голос передавался без задержек и искажений, интернет-соединение должно быть достаточно быстрым и стабильным. Если пропускная способность будет низкой, качество звонков может значительно ухудшиться — будут возникать задержки, эхо или потеря звука.
  
  Скорость загрузки (Download speed) и скорость передачи данных (Upload speed). Для стабильной работы IP-телефонии рекомендуются скорости не менее 100 Кбит/с на каждый голосовой канал (в оба направления).
  
  Ping — время отклика между вашим устройством и сервером. Чем ниже ping (желательно менее 100 мс), тем быстрее передается голос, без задержек.
  
  Jitter — отклонение во времени доставки пакетов данных. Оптимальный показатель должен быть менее 30 мс для обеспечения стабильной передачи голоса.
  
  
• Надежность соединения: Важно, чтобы интернет-соединение было стабильным. Разрывы связи во время звонков могут нарушить работу отдела продаж, клиентского сервиса или любую другую важную коммуникацию. Надежность провайдера — залог стабильной работы телефонии.
  
  Uptime — показатель доступности сети провайдера. Идеальный показатель — 99.9% и выше. Это означает, что соединение будет недоступно менее 10 минут в месяц.
  
  Среднее время восстановления связи — провайдер должен указывать, сколько времени требуется для устранения неполадок. Чем быстрее, тем лучше.
  
  Пакетная потеря (Packet Loss) — потеря данных при передаче по сети. Оптимальный показатель — менее 1%, так как более высокая потеря может привести к обрывам звонков или снижению качества передачи голоса.
  
  
• Резервный канал связи: Это дополнительная линия интернет-соединения, которая активируется в случае проблем с основным каналом. Если основной интернет-сервис выходит из строя, резервный канал автоматически переключает систему, что минимизирует риск простоев и разрывов звонков.
  
  Узнайте у провайдера, есть ли возможность автоматического переключения на резервный интернет-канал при сбое основного. Также стоит уточнить типы резервных решений (например, LTE-модемы, второе кабельное подключение).
  
  Оцените, насколько быстро система переключится на резервный канал и восстановит связь (обычно это должно занимать менее 30 секунд).

Закупите оборудование

Для того чтобы правильно настроить IP-телефонию, вам потребуется специальное оборудование. В зависимости от выбранной схемы — облачной или офисной — набор оборудования может различаться.

Необходимое оборудование для IP-телефонии:

IP-телефоны:

• Это устройства, специально разработанные для работы через интернет, поддерживающие VoIP (Voice over IP) протоколы. Вместо подключения к обычной телефонной линии, они подключаются к локальной сети (LAN) через Ethernet-кабель или Wi-Fi.
• Для чего: Они позволяют совершать и принимать звонки через интернет, обеспечивая высокое качество связи. Современные IP-телефоны также поддерживают функции, такие как конференц-связь, переадресация, удержание звонков и интеграция с CRM.

VoIP-шлюзы:

• Это устройства, которые позволяют подключить традиционные аналоговые телефоны или факсы к сети IP-телефонии.
• Для чего: Они служат мостом между старыми аналоговыми телефонами и новыми IP-телефонией. Если у компании есть старые телефонные аппараты, но она хочет перейти на VoIP, шлюзы позволяют продолжать использовать их без необходимости полной замены оборудования.

Роутеры с поддержкой QoS (Quality of Service):

• QoS — это технология, которая распределяет сетевые ресурсы таким образом, чтобы важные данные, такие как голосовой трафик, имели приоритет перед менее важными данными, например, загрузкой файлов.
• Для чего: Роутеры с QoS обеспечивают стабильное качество передачи голоса даже при высокой нагрузке на сеть. Они приоритезируют голосовой трафик, предотвращая задержки и искажения звука.

Серверы (для офисных решений):

• Серверы используются для локальной установки программных решений IP-телефонии, таких как Oktell или Axatel.
• Для чего: Серверы обрабатывают все звонки внутри сети компании, управляют их маршрутизацией, записью, управлением звонками и многими другими функциями. Это необходимо для компаний, которые предпочитают держать управление телефонией “на месте” (он-премис), а не использовать облачные решения.

Закупка оборудования — это важный этап, который должен соответствовать техническому заданию, чтобы система работала стабильно и эффективно.

Настройте и подключите: ПО для телефонии

После установки оборудования и подключения к сети, следующим шагом будет настройка программного обеспечения для управления звонками. Программное обеспечение для IP-телефонии обеспечивает маршрутизацию звонков, настройку голосовых сообщений, запись переговоров и многое другое. Это облегчит задачу по тому, как подключить телефонию к бизнес-процессам.

Мы предлагаем решение, которое не только легко интегрируются с CRM, но и обеспечивает мощный функционал для управления вызовами. Например, система позволяет автоматически распределять звонки между сотрудниками, настраивать IVR для улучшения обслуживания, а также использовать продвинутые инструменты аналитики, которые помогут вам лучше понимать, как работает телефония в вашем бизнесе. Вы можете попробовать все эти возможности, подключив телефонию Axatel бесплатно на 14 дней.

Что вы получаете в итоге? Возможности IP-телефонии

Организация IP-телефонии в офисе открывает перед вашей компанией множество возможностей. Помимо экономии на звонках и удобства использования, вы получаете инструмент, который улучшает бизнес-процессы и повышает качество обслуживания клиентов.

Экономия на связи

IP-телефония значительно сокращает затраты на связь, особенно для компаний с международными партнерами. Благодаря использованию интернет-трафика, ваши расходы на звонки будут значительно ниже, чем при использовании традиционной телефонной сети.

Улучшение качества обслуживания клиентов

IP-телефония позволяет интегрировать систему с CRM и другими бизнес-платформами, что значительно улучшает качество обслуживания клиентов. Ваши сотрудники смогут отслеживать историю взаимодействий, записывать звонки и предлагать клиентам более персонализированные решения.

Масштабируемость

Одна из главных причин, почему компании выбирают IP-телефонию — это её масштабируемость. Систему можно легко адаптировать под потребности бизнеса, добавляя новых пользователей без необходимости серьёзных изменений в инфраструктуре.

Интеграция с бизнес-процессами

IP-телефония легко интегрируется с другими бизнес-процессами. Например, вы можете настроить систему так, чтобы все звонки записывались и автоматически добавлялись в CRM. Это поможет вашим менеджерам лучше управлять клиентскими взаимоотношениями и быстрее реагировать на запросы.

Поддержка удаленной работы

Современные реалии требуют гибкости и возможности удаленной работы. IP-телефония позволяет вашим сотрудникам подключаться к корпоративной сети из любой точки мира, обеспечивая высокое качество связи, независимо от местоположения. Это особенно актуально для компаний, где важна мобильность сотрудников или есть удаленные филиалы. С помощью IP-телефонии можно организовать работу на расстоянии без ущерба для качества обслуживания клиентов.